ユーザーIDが無効になった、またはこれから無効化されるという通知が来るのはなぜですか？

有効期限を更新する方法

IDがロックされました。パスワードをリセットするには？

どのようにしてユーザ情報を更新しますか？

自社のカンパニーアドミニストレーターはどのように確認すればよいのでしょうか？

コンタクトパーソンを再有効化するには？

  ユーザーIDが無効になった、またはこれから無効化されるという通知が来るのはなぜですか？

無効のアカウント、または有効期限を過ぎたアカウントでログインしようとすると、以下のエラーが表示されます。有効期限が切れているため、ログインできません。社内のカンパニーアドミニストレーターにお問い合わせ下さい。これらのユーザーがパスワードを変更しようとすると、次のようなエラーメッセージが表示されます。新しいパスワードの発行機能はこのユーザーには適用できません。社内のIMDS管理者(カンパニーアドミニストレーター)にご連絡下さい。

IMDSのアカウントが無効になるのはなぜですか？

データシートやその他のアイテムを作成、送信、受信したIMDSユーザーを削除することはできません。そのため、IMDSでは「システム管理...ユーザー」に、ユーザーを有効期限切れや無効化する、(つまりユーザーがIMDSにログインできない、またはIMDSの情報を変更できないようにする）2つの方法を用意しています。IMDSのユーザーアカウントは、通常3つの方法のいずれかで有効期限切れまたは無効となります。

1.　カンパニーアドミニストレーターが、退職した社員や職務が変更されデータシートの管理に携わらなくなった社員の「無効化」ボタンを押します。これにより、そのユーザーは直ちに無効化されます。

2.　カンパニーアドミニストレーターが「有効期限」の日付を、ユーザーが通常退職や休職などで会社を辞める将来の日付に設定すると、その日付が過ぎたとき、そのユーザーは無効になります。これにより、その日以降のログインができなくなります。

3.　カンパニーアドミニストレーターがアカウントの「有効期限」の管理を怠っています。2012年2月、IMDSリリース7.2には2つの機能が追加されました。1つ目は「有効期限」の値を、リリースがインストールされた後またはアカウントが作成された後のどちらか遅いほうの1年間に設定することです。2つ目の機能は定期的に実行され、ユーザーが過去12ヶ月以内にログインしていない場合、「無効化」アされます。リリース7.2に関する詳細は、IMDSインフォメーションページ>IMDSのシステム情報>リリースノート>変更点リリース7.2 (2012年1月20日)に記載されています。直接のリンクはこちらです。リリース情報 7.2 (2012年2月)

IMDSアカウントは誰が管理するのですか？

IMDS使用条件（初回ログイン時に全てのユーザーが読み、理解し、承諾する必要があります）に記載されているように、IMDSはセルフサービスのアプリケーションであり、ユーザーアカウントの管理はカンパニーアドミニストレーター(CA)の責任となります。カンパニーアドミニストレーター(CA)向けの「有効期限」の管理方法の詳細は、次の質問「有効期限を更新する方法」に記載されています。カンパニーアドミニストレーター(CA)がIMDSの責務について理解し、実行できない場合、IMDSサービスデスクに連絡してサポートを受けることが必要になる場合があります。これは、IMDSサービスデスクが意図する役割ではありません。サービスデスクの主な役割は、システムの停止を確実に解決することと、IMDSの使用方法に関する質問に回答することです。サービスデスクは、最後のカンパニーアドミニストレーター(CA)が突然または強制的に退職した場合に、ユーザーアカウントに関する問題を処理することのみを目的としています。IMDSはドイツにあり、厳格な欧州連合（EU）のプライバシーおよびデータの機密保持に関する法律の適用を受け、サービスデスクは登録されたカンパニーアドミニストレーター(CA)のみを対象にユーザーアカウントの問題をサポートすることに限定されています。これらの問題に対するサービスデスクの一般的なターンアラウンドタイムは1～3営業日です。

アカウントを無効にされないようにするには？

ユーザーとして、数ヶ月に一度はIMDSにログインし、ユーザー情報の正確性を確認し、四半期ごとにIMDSのカンパニーアドミニストレーター(CA)に、「有効期限」がすぐに切れる設定になっていないことを確認してください。

IMDSのカンパニーアドミニストレーター(CA)として、IMDSの「システム管理...ユーザー」にログインし、全てのユーザーアカウントが正しい情報であることを確認するための、定期的（毎月、四半期、半年、最低でも毎年）なリマインダーを設定するために、個人または企業が選択した「リマインダー」ツール（Microsoft Outlookカレンダー、Lotus Notesなど）を使用することをお勧めします。特に、名前、メールアドレス、「有効」ステータス、「有効期限」の日付に注意してください。

前回の更新以降に変更があったもの、または「有効期限」の日付が変更され、次回の見直しまでに期限切れになるものは更新してください。また、IMDSでは全ての企業に対して、少なくとも2名のIMDSカンパニーアドミニストレーター(CA)を配置することを推奨しています。これにより、1名が離職した場合や、使用できなくなった場合、またはログインできなくなった場合のバックアップが可能となります。

カンパニーアドミニストレーター(CA)向けの「有効期限」の管理方法については、次の質問「有効期限を更新する方法」で詳しく説明しています。

ユーザーIDの管理については、CA Administrative Functions をご覧ください。

  有効期限を更新する方法

この機能は、「User」プロファイルのIMDSユーザーには利用できません。この機能はIMDSのカンパニーアドミニストレーター(CA)にのみ利用可能です。このプロセスは、カンパニーアドミニストレータが自身の情報を更新する場合を含め、ユーザータイプに応じた「有効期限」に対して適用されます。

1. IMDSにログインします。
2. メニューから「システム管理」を選択します。
3. 「システム管理」のサブメニュー「ユーザー」を選択します。
4. オプションとして、ユーザーID項目にユーザーIDの一部または全部を入力すると、表示されるリストのサイズが小さくなります。
5. 右部にある「検索」を選択します。
6. 検索結果リストの中からユーザIDを探します。
7. リスト内のIDを選択します。これにより、IDがハイライトされます。ダブルクリックすると、詳細タブが開きます。
8. ユーザーデータが表示されます。情報、特にEメールアドレス、姓、名、および有効フラグを確認します。必要に応じて、この情報を更新または修正します。
9. ページの中央にある「有効期限」という項目を探します。この日付は、そのユーザーがIMDSにログインできなくなる日付です。ユーザーIDの有効期限を延長する場合は、将来の日付を入力してください。通常であれば、1年先の日付を設定し、少なくとも年に一度はユーザーIDを見直すことをお勧めします。遠い将来の日付は有効ですが、セキュリティ上のリスクが生じる可能性があります。
10. アイコンバーまたはデータシートのメニューにある「保存」マークをクリックします。これにより、変更が保存されます。

また、「データシート」メニューから「ログオフ」を選択するとIMDSのセッションを終了することができます。

  IDがロックされました。パスワードをリセットするには？

まず、IMDSのログイン情報はシステムに登録されたユーザーIDのEメールアドレスに対してのみ送付されます。自身のユーザーIDを確認するためには、ログイン画面の「IDの確認」ボタンを使用し、自身のEメールアドレスを入力してください。 imds-info@mdsystem.com からユーザーIDの記述されたEメールが届いた場合は、新しいパスワードの発行依頼ボタンを使うことが出来る状態であると判断できます。

「入力されたEメールアドレスに該当するユーザーIDが見つかりませんでした。」と表示された場合：
そのユーザーIDは自身のユーザーIDではないということを意味します。ヘルプデスクでは、ユーザーIDに対して登録されたEメールアドレスにのみログイン情報を送付します。ユーザーIDの所有者を探し、パスワードリセットをしてもらうよう依頼してください。各々のユーザーが自分専用のユーザーIDを所有し、ログイン後に表示される「設定」メニューでユーザーIDに対するEメールアドレスを管理することが強く推奨されているのはこのためです。

エラーメッセージが表示されず、Eメールも到着しない場合：
これは自社のEメールシステムでimds-info@mdsystem.com からのEメールがブロックされていることが原因です。この問題を解決しなければパスワードを受け取ることができないため、自社のIT部門に相談してください。

上記の諸問題が解決済みであれば、Eメールに記載されたユーザーIDを使用し、新しいパスワードの発行依頼を押してください。

パスワードがロックされているため、社内のカンパニーアドミニストレーターにパスワードリセットを依頼する必要があります。このユーザーID以外にカンパニーアドミニストレーターが存在しない場合、IMDSサービスセンターにお問い合わせください。」と表示された場合：
メッセージの通りです。ヘルプデスクでパスワードリセットを行うのは、当該IDがカンパニーアドミニストレーターのプロファイルを持ち、かつ、同一企業内のカンパニーアドミニストレーターが他にいない場合のみです。パスワードリセットには、ヘルプデスクをどこか一つ選択（一つのヘルプデスクのみに連絡してください）してEメールを送付する必要があります。複数のヘルプデスクに連絡を取ることによってパスワードリセットが早く完了することはありません。混乱と作業の重複を避けるために、アドレスがTo:フィールドの最初に記入されていないヘルプデスクは一切の作業を行いません。リセット作業の前に、ヘルプデスクではEメールのIDが適切か確認します。全てのパスワードは imds-info@mdsystem.com から送信され、"password"という文字列を含みます。Eメールが到着しない場合はIT部門に相談してください。

エラーメッセージが表示されず、Eメールも到着しない場合：
これは自社のEメールシステムでimds-info@mdsystem.com からのEメールがブロックされていることが原因です。この問題を解決しなければパスワードを受け取ることができないため、自社のIT部門に相談してください。ヘルプデスクではこの問題の解決についてサポートすることは出来ません。受信者のコンピューターからエラーメッセージが返されることは非常にまれ(0.1%未満）であり、IMDS側からの判断では配信されたことになります。

ご不明な点はIMDSサービスセンターにお問い合わせください。

  どのようにしてユーザ情報を更新しますか？

こちらの資料(英語版) をご参照ください。

 

  自社のカンパニーアドミニストレーターはどのように確認すればよいのでしょうか？

こちらの資料(英語版) をご参照ください。

   コンタクトパーソンを再有効化するには？

2018年5月の一般データ保護規則(GDPR)により、IMDSのコンタクトパーソンおよびユーザーは、IMDS内の他のユーザーに対する個人データ（氏名、電話番号、メールアドレス）の表示を承認することが義務付けられました。この規制を遵守するため、各ユーザーおよびコンタクトパーソンに対して、個人情報の共有を承認するよう求めることが求められています。ユーザーは、最初のログイン時、およびシステム管理 > 個人設定で承認を行うことができます。ただし、コンタクトパーソンとユーザーは別個のものです。コンタクトパーソンはユーザーである必要はないため、IMDSはコンタクトパーソンとユーザーを常に別のロ ールとして認識し、IMDS上ではこの2つのロールの間にリンクはありません。そのため、コンタクトパーソンは、カンパニーアドミニストレーターによって開始されるEメールプロセスを通じて、自身の個人情報を共有する許可を常に確認する必要があります。

このメール送信プロセスは、以下のように動作します。

カンパニーアドミニストレータとして

• コンタクトパーソンの管理は、メニューのシステム管理＞コンタクトパーソンで行います。
• 希望するコンタクトパーソンが無効と表示された場合、同じ個人のコンタクトパーソンを新たに登録するのではなく、既存のコンタクトパーソンを再度有効化してください。同じ個人に対して新しいコンタクトパーソンを作成した場合、その個人は新しいデータシートに割り当てられますが、そのコンタクトパーソンが割り当てられた過去のデータシートは空白となり、コンタクトパーソンの再割り当てが必要になります。
• コンタクトパーソンを再有効化するには、コンタクトパーソンを検索してください。ダブルクリックで詳細画面を表示します。この画面では、IMDSからコンタクトパーソンに確認のためのEメールを送信することができます。このEメールはコンタクトパーソンのEメールに送信されます。有効化メールのリンクをクリックする際には、IMDSにログインしていないことをコンタクトパーソンに伝えてください。コンタクトパーソンは有効化メールのリンクをクリックして有効化ページを表示し、「有効化」をクリックしてください。コンタクトパーソンは有効化をクリックしてから数分以内に有効化されます。
• カンパニーアドミニストレーターは、グループメールボックスに送信された有効化リンクメールを使用して有効化を完了できる人がいる限りにおいて、コンタクトパーソン用に一般的なグループメールボックスを使用することもできます。これは、個人データの共有を許可するコンタクトパーソンがいない場合に有効な解決策です。
• 連絡先のメールアドレスを変更する場合、そのメールアドレスの所有者が有効なコンタクトパーソンであることの意思を確認する必要があります。

IMDSコンタクトパーソンとして

• 新規登録者、初回有効化を行わなかった人、有効化を拒否した人については、IMDSカンパニーアドミニストレーターのみが、その人がIMDSコンタクトパーソンになるように、または再有効化するように求めることができます。カンパニーアドミニストレーターがコンタクトパーソンを有効化するようリクエストすると、コンタクトパーソンはカンパニーアドミニストレーターが指定したEメールアドレスに確認のメールを受け取ります。このメールはユーザーアカウントのメールではありません。
• IMDSユーザーは、有効化メールの確認リンクをクリックする際に、IMDSにログインしていないことを確認してください。IMDSにログインしている場合、有効化は行われません。
• 有効化メールには、有効化の手順が記載されていますので、よくお読みください。
• 有効化リンクをクリックすると、IMDSログインページが表示されるはずです。IMDSニュースの代わりに、コンタクトパーソンはIMDSのコンタクトになるための情報を見ることができます。有効化またはキャンセルするためのボタンは、画面の右側にあります。有効化オプションを選択した場合のみ、コンタクトパーソンとして有効化されます。