Lesen Sie hier häufig gestellte Fragen und unsere Antworten zu Inhalt und Handhabung des IMDS - unterteilt in verschiedene Kategorien. Um eine Kategorie komplett oder die Antwort auf eine Frage sehen zu können, klicken Sie bitte doppelt auf Kategorie und/oder Frage.
Ab sofort finden Sie OEM-spezifische IMDS-Dokumente für Zulieferer im Hilfe-Menü "OEM-Information" (nicht mehr in den FAQ).
Warum bekomme ich Benachrichtigungen, dass mein
IMDS-Zugang abgelaufen ist oder demnächst ablaufen wird?
Anwender mit nicht-aktiven Zugangsdaten oder Zugängen mit einem nach “Gültig bis”-Datum erhalten die folgende Fehlermeldung beim Versuch, sich anzumelden: Anmeldung nicht zulässig. Ihre IMDS-Zugangsberechtigung ist abgelaufen. Bitte kontaktieren Sie den IMDS-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen (Firmenadministrator).
Wenn diese Anwender versuchen, ihr Passwort zu ändern, erhalten sie die folgende Fehlermeldung: Die Funktion Neues Passwort kann für diese User-ID nicht angewendet werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Firmenadministrator.
Wie / Warum laufen IMDS-Zugänge ab?
Der Zugang eines IMDS-Anwenders, der ein Datenblatt erstellt, gesendet oder empfangen hat, kann nicht mehr gelöscht werden. Aus diesem Grund gibt es im IMDS zwei Möglichkeiten, unter dem Menüpunkt Administration >> Anwender eine AnwenderID zu deaktivieren oder die Gültigkeit des Zugangs zu begrenzen. Dann kann dieser Anwender sich nicht mehr im System anmelden und IMDS-Daten ändern. Ein IMDS-Anwender-Zugang wird normalerweise auf drei Arten ungültig oder inaktiv:
Ein Firmenadministrator deaktiviert einen Zugang durch Wegnehmen des Häkchens bei “aktiv”, z.B. für einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen hat, oder dessen Arbeitsaufgaben sich geändert haben. Dadurch wird der Zugang sofort deaktiviert.
Ein Firmenadministrator setzt das “Gültig bis”-Datum auf ein Datum in der Zukunft, zu welchem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird, typischerweise durch Pensionierung oder Verlassen des Unternehmens. Nach diesem Datum ist der Zugang zum IMDS nicht mehr möglich.
Ein Firmenadministrator achtet nicht auf das "Gültig bis"-Datum bis es in der Vergangenheit liegt. Im Februar 2012 sind mit IMDS Release 7.2 zwei Funktionen hinzugekommen: die erste setzt das "Gültig bis"-Datum auf ein Jahr in der Zukunft nach dem Release bzw. bei einer neu erstellten ID auf ein Jahr nach Erstellung der ID. Die zweite Funktion wird regelmäßig ausgeführt und deaktiviert automatisch Benutzer, die sich seit mehr als einem Jahr nicht im System angemeldet haben.
Anwender, die sich 11 Montate lang nicht im IMDS angemeldet haben, bekommen ein email mit der Aufforderung, sich im System anzumelden bevor der Zugang deaktiviert wird. Viele Anwender beachten diesen Hinweis nicht. Firmenadministratoren erhalten ebenfalls ein email mit dem Hinweis, die Gültigkeit für die betreffenden IDs zu verlängern - auch hier wird in vielen Fällen nicht reagiert. Diese emails werden von der Adresse imds-info@mdsystem.com gesendet, die auch System-generierte "Benachrichtigungen” verschickt.
Wer kümmert sich um den IMDS-Zugang?
Wie in den IMDS-Nutzungsbedingungen festgelegt, die jeder Anwender beim ersten Anmelden lesen und akzeptieren muss, ist IMDS eine Anwendung, für die jeder Nutzer seinen Zugang selbst pflegen muss. Die Verantwortung dafür hat der jeweilige Firmenadministrator. Detaillierte Vorgehensweisen für Firmenadministratoren, wie das “Gültig bis”-Datum gesetzt werden soll, sind in den folgenden FAQ verfügbar.
Die Unterlassung der Pflege der Anwenderdaten seitens der Firmenadministratoren kann dazu führen, dass das IMDS Service Center zur Unterstützung herangezogen werden muss. Dies entspricht allerdings nicht den eigentlichen Aufgaben des IMDS Service Centers, das eigentlich bei Systemausfällen reagieren und Fragen zur Nutzung des IMDS beantworten soll. Das IMDS Service Center ist nur zuständig, wenn der letzte Firmenadministrator eines Unternehmens nicht handeln kann, da er z.B. das Unternehmen bereits verlassen hat. IMDS wird in Deutschland betrieben und unterliegt der Gesetzgebung und Datenschutzrichtlinien der Europäischen Union (EU). Dadurch können die Service Center nur Anfragen der ausgewiesenen Firmenadministratoren beantworten. Im Regelfall werden diese Anfragen innerhalb von 1 bis 3 Werktagen beantwortet.
Wie kann ich verhindern, dass mein Zugang abläuft?
Als Anwender stellen Sie bitte sicher, dass Sie sich regelmäßig im IMDS anmelden und die Richtigkeit der Informationen prüfen (durch Auswahl des Menüpunktes “Einstellungen”). Prüfen Sie bitte auch regelmäßig mit Ihrem IMDS Firmenadministrator, dass das “Gültig bis”-Datum nicht demnächst eine Anmeldung verhindert.
Als IMDS Firmenadministrator sollten Sie sich persönlich eine Erinnerung setzen (Microsoft Outlook-Kalender, Lotus Notes, etc.), um wiederkehrende Meldungen zu erhalten (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder mindestens jährlich) sich im IMDS anzumelden und unter “Administration >> Anwender” alle bestehenden Zugänge für Ihr Unternehmen zu überprüfen. Bitte achten Sie besonders auf Namen, email-Adressen, "aktiv"-Kennzeichnung und "Gültig bis"-Datum. Aktualisieren Sie alle Zugänge, für die sich seit der letzten Prüfung Änderungen ergeben haben oder deren "Gültig bis"-Datum geändert werden muss, weil es vor Ihrer nächsten Überprüfung zur Deaktivierung des Zugangs führen wird. Außerdem empfehlen wir allen Unternehmen, mindestens zwei IMDS Firmenadministratoren zu benennen. Dies garantiert eine Stellvertretung für den Fall, dass einer der Firmenadministratoren das Unternehmen verlässt, nicht verfügbar ist oder sich nicht anmelden kann.
Detaillierte Vorgehensweisen für Firmenadministratoren, wie das “Gültig bis”-Datum gesetzt werden soll, sind in der nächsten FAQ "Wie kann ich ein “Gültig bis”-Datum aktualisieren?" verfügbar.
Wie kann ich ein “Gültig bis”-Datum aktualisieren?
Diese Funktion ist für IMDS-Anwender mit einem "Anwender"-Profil nicht ausführbar. Nur IMDS-Firmenadministratoren können diese Funktion ausführen. Dieser Prozess gilt für ein "Gültig bis"-Datum für Anwender als auch für Firmenadministratoren, die ihre eigenen Angaben aktualisieren können:
Melden Sie sich im IMDS an.
Wählen Sie “Administration” im Menü.
Wählen Sie "Anwender" im Administrations-Menü.
Geben Sie entweder einen Teil oder die gesamte UserID im Feld UserID ein, um die Liste der Ergebnisse zu verkleinern.
Wählen Sie "Suchen" auf der rechten Seite.
Lokalisieren Sie die gesuchte AnwenderID in der Liste.
Wählen Sie die entsprechende ID aus der Liste. Die ausgewählte ID ist hervorgehoben.
Doppelklicken Sie zur Bearbeitung der Anwenderdaten.
Die Anwenderdaten werden angezeigt. Überprüfen Sie die Informationen, speziell die email-Adresse, Nachnamen, Vornamen und das Häkchen neben "aktiv". Aktualisieren oder korrigieren Sie die Informationen, wenn diese fehlerhaft sind.
Prüfen Sie das "Gültig bis"-Feld. Dieses Feld enthält das Datum, nach welchem sich der Anwender nicht mehr im IMDS anmelden kann. Um die Gültigkeit der betreffenden ID zu verlängern, geben Sie ein zukünftiges Datum ein. Das Datum sollte max. bis zu einem Jahr in der Zukuft liegen - längere Gültigkeitsdaten können ein Sicherheitsrisiko darstellen. Anwenderdaten sollten wenigstens einmal pro Jahr geprüft werden.
Klicken Sie die "Speichern"-Schaltfläche oben in der Toolbar oder im Menü "MDB".
Sie können jetzt die Angaben für weitere IDs aktualisieren oder über das "Menü" in die anderen IMDS-Bereiche gelangen. Alternativ können Sie auch "Abmelden" wählen, um die IMDS-Anwendung zu verlassen.
Meine User-ID ist gesperrt, wie kann ich mein Passwort
zurücksetzen?
IMDS kommuniziert Login-Informationen nur zu der E-Mail-Adresse, die zu der User-ID im System hinterlegt ist. Um zu überprüfen, ob es Ihre User-ID ist, benutzen Sie den "User-ID vergessen"-Knopf im Anmelde-Fenster und geben Sie ihre E-Mail-Adresse ein. Wenn Sie eine E-Mail von imds-info@mdsystem.com mit einer ID erhalten, dann können Sie diese mit dem "Neues Passwort beantragen"-Knopf im Anmelde-Fenster benutzen.
System-Meldung: "Für die angegebene E-Mail wurde keine gültige User-ID im IMDS gefunden."
Sie haben keine User-ID im IMDS, oder ihre im System hinterlegte E-Mail-Adresse ist veraltet. Das IMDS Service Center wird Ihnen bezüglich der ID und des Passwortes nicht weiterhelfen können. Wenden Sie sich an den Besitzer der ID oder an den Firmenadministrator ihrer IMDS-Firma.
Das IMDS Service Center hilft in solchen Fällen nur in Ausnahmen den Firmenadministratoren einer Firma.
Erhalten Sie weder eine Fehlermeldung noch eine E-Mail, überprüfen Sie bitte, ob ihr E-Mail-System E-Mails von imds-info@mdsystem.com blockiert. Hierbei muss Ihnen eventuell ihre interne IT helfen.
System Meldung: "Ihr Passwort wurde gesperrt, bitte wenden Sie sich an ihren Firmenadministrator. Wenn Sie keinen anderen Firmenadministrator haben, wenden Sie sich bitte an das IMDS Service Center."
Das IMDS Service Center wird Ihr Passwort nur zurücksetzen, wenn die E-Mail von der Adresse kommt, die im System hinterlegt ist und es sich um den einzigen aktiven Firmenadministrator der Firma handelt.
Wie aktualisiere ich die Daten zu meiner Anwender-ID?
Wie kann ich eine Kontaktperson wieder aktivieren?
Die seit Mai 2018 geltenden Datenschutzvorgaben (General Data Privacy Regulation, GDPR) verlangen von jedem IMDS-Ansprechpartner und von jedem Anwender, die Anzeige der persönlichen Daten gegenüber anderen IMDS-Nutzern zu autorisieren (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). Um diesen Vorgaben zu entsprechen, müssen wir jeden Anwender und jeden Ansprechpartner um Einverständnis für das Teilen dieser Daten bitten. Anwender können diese Autorisierung beim ersten Anmelden bestätigen und/oder im Menü Administration > Persönliche Einstellungen. Ansprechpartner und Anwender im IMDS sind zwei verschiedene Funktionen. Weil ein Ansprechpartner nicht zwangsläufig ein Anwender im IMDS sein muss, werden im IMDS beide Funktionen als separat angesehen, und es gibt keine Verbindung zwischen diesen Daten. Deshalb müssen Ansprechpartner der Anzeige ihrer persönlichen Daten immer aktiv zustimmen. Diese Zustimmung erfolgt mittels eines E-Mail-Prozesses, der vom Firmenadministrator initiiert wird:
Als Firmenadministrator:
Administration für Ansprechpartner erfolgt im Menü Administration > Ansprechpartner.
Wenn ein gewünschter Ansprechpartner nicht als aktiv angezeigt wird, reaktivieren Sie diesen bitte, anstelle einen neuen Kontakt für dieselbe Person zu erstellen. Wenn ein neuer Ansprechpartner für dieselbe Person erstellt wird, kann dieser Ansprechpartner zwar einem neuen MDB zugeordnet werden, aber bereits existierende MDB, für die der Ansprechpartner ausgewählt worden war, werden nicht zugeordnet – bei diesen muss der Ansprechpartner erneut hinzugefügt werden.
Um einen Ansprechpartner zu reaktivieren, suchen Sie bitte die bestehenden Ansprechpartner für Ihr Unternehmen. Mit Doppelklick können Sie die Details für den jeweiligen Ansprechpartner anzeigen lassen. Aus diesem Bildschirm heraus können Sie IMDS veranlassen, eine E-Mail zur Bestätigung der Datenanzeige für den jeweiligen Ansprechpartner zu versenden. Diese E-Mail wird an die angegebene E-Mail-Adresse des Ansprechpartners gesendet. Bitte informieren sie den Ansprechpartner entsprechend, dass er/sie nicht im IMDS angemeldet sein darf, wenn der Aktivierungslink in der E-Mail angeklickt wird. Andererseits wird ihr bestehender Login gestoppt und die Aktivierung schlägt fehl. Der Ansprechpartner muss den Link in der E-Mail klicken, um die Aktivierungsseite anzuzeigen und dann auf die Schaltfläche “Aktivieren”. Der Ansprechpartner wird dann binnen weniger Minuten aktiv und für die Auswahl bei der Erstellung von MDB zu sehen sein.
Ein Firmenadministrator kann auch generische Mailboxen für einen Ansprechpartner festlegen, so lange jemand Zugang zu dieser Mailbox hat, um den Aktivierungslink klicken zu können, und die Aktivierung fertigzustellen. Dies ist eine mögliche Lösung, wenn keiner der vorhandenen Ansprechpartner seine persönlichen Daten zur Verfügung stellen will.
Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners ändern, muss der Inhaber dieser E-Mail-Adresse zustimmen, als aktiver Ansprechpartner fungieren zu wollen.
Als IMDS Ansprechpartner:
Wenn Sie neu sind, die ursprüngliche Aktivierung verpasst haben oder die Aktivierung abgelehnt haben, kann nur ein IMDS Firmenadministrator den Prozess erneut anstoßen, um Sie als neuen Ansprechpartner anzulegen oder eine Reaktivierung vorzunehmen. Wenn der Firmenadministrator einen Ansprechpartner anlegt, wird dieser eine E-Mail an die anzugebende E-Mail-Adresse erhalten. Diese E-Mail hat nichts mit Ihrem Anwender-Zugang zu tun.
Wenn Sie ein IMDS-Anwender sind, stellen Sie bitte sicher, dass Sie nicht im IMDS angemeldet sind, wenn Sie den Aktivierungslink anklicken. Die Aktivierung wird dann nicht funktionieren.
Bitte lesen Sie die E-Mail sorgfältig durch, der Prozess ist darin beschrieben.
Der Aktivierungslink sollte eine Seite ähnlich der IMDs-Login-Seite anzeigen. Anstelle der angezeigten News werden im Hauptteil der Seite die Informationen zum IMDS Ansprechpartner angezeigt. Die Schaltflächen zum Aktivieren oder Stornieren sind auf der rechten Seite des Bildschirms zu finden. Wenn Sie „Aktivieren“ auswählen, werden Sie als Ansprechpartner für Ihr Unternehmen aktiviert.
